Este proyecto final del área de informática,esta entrelazado con la contabilidad,en el cual el tema básico ,es el ciclo contable y el sistema de información computarizado,son temas muy importantes  e interesantes en el cual se profundizaran muchos conceptos básicos.

El objetivo principal , es realizar una presentación de la importancia del Ciclo Contable en las actividades financieras de una empresa, desde el principio de un período contable hasta su culminación con la elaboración de los estados financieros. En el se identifican, el análisis de las transacciones, registros, elaboración de balances de prueba, hoja de trabajo, asientos de ajustes, efectos de los errores, elaboración de balances de comprobación, elaboración y auditoria de estados financieros y finalmente el cierre de los libros, para nuevamente comenzar con un nuevo período contable y tener en cuenta la función del sistema de información computarizado en la contabilidad de la empresa 

CICLO CONTABLE 

Un ciclo contable es el periodo de tiempo en el que una sociedad realiza de forma sistemática y cronológica el registro contable de una forma fiable,reflejando la imagen de la actividad ,normalmente esta es de un año.

En cuanto a registros,hacemos referencia a entradas en el libro diario,comprobantes financieros,hasta la preparación de los estados financieros .

los procedimientos del ciclo contable son aquellos pasos que se realizan para mostrar finalmente la información financiera de una empresa.Los sistemas de contabilidad varían mucho de una empresa a otra,dependiendo de la naturaleza de la contabilidad .Ademas en el sistema de información computarizado se uniformiza la información facilitando la comunicación de los demás



Para comprender mucho mejor este tema los dejo con este vídeo a continuación:

SISTEMA DE INFORMACIÓN COMPUTARIZADA 

 Estos procesos contables ordenados permiten la toma de decisiones de manera ágil y clara estos se generan a partir de los requerimientos formalmente establecidos por los usuarios  .

Su ejecución partirá de un plan integral de sistemas aprobado por el ejecutivo máximo y se sujetara a las disposiciones de la dirección nacional de informática de la contraluria general del estado 

El Plan Integral de Sistemas contendrá como mínimo :
1. La definición de los sistemas de información automatizados que necesita la institución .
2. La priorización de los mismos
3. La base tecnológica requerida para su implementación (equipos, programas y personal)
4. El presupuesto financiero
5. El cronograma de las actividades principales a desarrollar para la ejecución del plan.
Para la incorporación de nuevos sistemas y para la actualización o crecimiento de los existentes, se utilizará tecnología probada y actual, tanto en los equipos como en los programas de soporte computacional (software de base).

CICLO CONTABLE EN LA EMPRESA


           
                                                  

Como se ha dicho anteriormente este ciclo se basa en el proceso ordenado y sistemático de registros contables desde la elaboración de comprobantes de contabilidad y su registro en libros,hasta la preparación de estados financieros .

El principio de periodo de tiempo requiere que una empresa debe preparar sus estados financieros después de un periodo especificado de tiempo,digamos un año,un trimestre,o sobre una base mensual ,esto se consigue siguiendo el ciclo contable durante cada periodo .El ciclo contable se inicia con la grabación de las transacciones individuales en los libros de contabilidad y termina en la proceso

El ciclo contable comienza con el análisis de las operaciones registradas en los documentos básicos tales como facturas y cheques, y termina con la realización de un balance de comprobación posterior al cierre. Este ciclo consta de los pasos siguientes:

 

 

    - Analizar y registrar las transacciones a través de las entradas de diario

    - Registrar transacciones en cuentas mayores

    - Preparación de balance de comprobación sin ajustar

    - Preparar asientos de ajuste al final del período

    - Preparación de balance de comprobación ajustado

    - Preparación de los Estados Financieros

    - Cierre de cuentas temporales a través de las entradas de cierre

    - Balance de Comprobación posterior al cierre

 

PARTES DEL CICLO CONTABLE 

El Ciclo contable consta  de las siguientes partes:

APERTURA: Al constituirse la empresa,se inicia el proceso contable con los aportes del dueño,los  accionistas o los socios registradores en la constitución con la que se elaboran el inventario general inicial,el balance general inicial y el comprobante de Diario de Contabilidad

MOVIMIENTO:Las transacciones que a diario realiza una empresa deben estar respaldadas por un soporte que permita su registro en el comprobante diario y su traslado a los libros principales y auxiliares de contabilidad.Este se puede realizar de forma diaria,semanal,quincenal o mensual ,en el comprobante de diario y en los libros.

CIERRE:En esta etapa se elabora lo siguiente 

ASIENTO DE AJUSTE:Registrado en el comprobante de contabilidad ,se denomina comprobante de ajustes y se traslada a los libros principales y auxiliares.

HOJA DE TRABAJO:Se realiza opcionalmente cada mes y sirve de base para preparar los estados financieros :el balance general y el estado de resultados

COMPROBANTE DE CIERRE:Se elabora anualmente para cancelar las cuentas nominales y de resultado y se traslada a los libros principales y auxiliares

El Inventario General Final y el Balance General del Consolidado ,elaborados en la etapa de cierre,constituyen el inventario general inicial y el balance general inicial para comenzar un nuevo periodo contable.

A continuación,se mostrara un vídeo sobre el ciclo contable,para profundizar y saber mas sobre este tema:

En este vídeo se explica la fase de la apertura de la contabilidad ,la fase de desarrollo y dentro de la regularización,las reclasificaciones  de partidas y las periodificaciones  de ingresos y gastos .En las explicaciones de referencia se muestran ejemplos prácticos para su mejor entendimiento 

Para recalcar la apertura de la contabilidad se realiza al inicio del ejercicio ,siguiéndole a continuación la fase de desarrollo  ,en la que se se registran los hechos contables que han acontecido en el ejercicio ,para finalizar con la fase de cierre en la que se realizan los ajustes contables encaminados  a que los estados contables reflejen la imagen fiel del patrimonio de la situación financiera y del resultado.

SISTEMA DE INFORMACIÓN COMPUTARIZADO 

 Los procesos relativos a la información contable permiten agilizar la  toma de decisiones en la empresa,involucran desde la recepción de documentos,su grabación y almacenamiento, hasta los procesos automatizadores .La información es para una empresa como la sangre para el ser humano;de su calidad,depende la salud de una organización .

La sistematización es la definición clara de las rutas y procesos de la información ,un sistema de información abarca la mayor parte de los procesos internos y externos de la empresa y trata de organizar el flujo de información de todas las actividades a su objeto social,un sistema de información puede ser manual o computarizado.

  

FLUJO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN 

  El  DFD es una de las herramientas del análisis estructurado ,moderno,mas importante para el análisis de modelos gráficos ,que permite visualizar un sistema como una red  de procesos funcionales conectados entre si por canales (flujo de datos)y depósitos de almacenamiento de datos (depósitos de datos).Estos diagramas nos permiten ver como los datos fluyen a través de la organización ,los procesos y transformaciones que sufren dichos datos y los diferentes tipos de salidas.

A continuación veremos un vídeo que profundizara lo dicho anteriormente:

CONCEPTOS PREVIOS 

 EL SIC ,esta compuesto por un conjunto de elementos interrelacionados que procesan la información contable por medio de un software especializado,para satisfacer los propósitos y necesidades de los usuarios internos o externos de la empresa,este realiza el proceso automático de los movimientos contables en los libros mayores y auxiliares.

CARACTERÍSTICAS 

* Completo

  

*Descentralizado 

*Actualizado 

* Flexible 

*Seguro 

Existen procedimientos que minimicen la posibilidad de accesos no deseados a la información ,ya sea para modificarla  o consultarla ,ademas que permitan la continuidad del trabajo ante eventuales incidentes de equipos y programas .

El sistema debe ser fiable,lo que permitirá que la información contenida en el no solo sea correcta,sino integra y coherente 

OPERACIÓN DEL SISTEMA COMPUTARIZADO

 La contabilización organizada como sistema integrado,puede esquematizarse de la siguiente manera:

GENERACIÓN DE DOCUMENTOS SOPORTE:Incluye las transacciones de incidencia económica y financiera (contable)y las transacciones de incidencia de control .

PROGRAMAS:Son las operaciones que realiza el computador para la acumulación de saldos en cuentas del nivel superior y el calculo de los estados financieros.

SALIDA:Son los reportes auxiliares y oficiales que presentan las cifras presupuestales ,contables ,financieras y económicas de la empresa.los productos finales como los libros oficiales ,son elaborados con técnicas,adecuadas y uniformes de las transacciones económico-financieras  acontecidas durante el ejercicio.

INSTRUMENTOS DE CUANTIFICACIÓN 

Toda la información se presenta homogeneizada en tablas de  la base de datos ,que permiten un rápido proceso de contabilización y consulta.los principales tablas son :

TABLA DE CUENTAS:Del plan unico de cuentas (puc)

TABLA DE TERCEROS:Incluye la identificación de personas y empresas con las cuales se han establecido operaciones comerciales

TABLA DE PRODUCTOS:Incluye la lista de productos y servicios que comercializa la empresa según su objeto social .

TABLA DE ACTIVOS FIJOS:Propiedades,planta y equipo

TABLA DE OPERACIONES CONTABLES:Son los movimientos agrupados en documentos.

TABLAS ADICIONALES:Conjunto de catálogos que permiten la identificación e integración de las cifras por objeto de gasto,tipo de operación,unidad responsable,dependencia,entidad y clasificación

del ingreso,en los que la unidad mínima de medida  es la parte especifica.Estas tablas son por ejemplo la lista de bancos,sucursales,vendedores,zonas y otras.

METODOLOGÍA 

 En el proceso del sistema,deben contemplarse los siguientes aspectos metodológicos continuos:

ADMINISTRATIVOS DE INFORMÁTICA:Permiten la creación y el mantenimiento de las bases de datos y equipos que se almacenan en los archivos de la empresa

CONTABLES:Tienen como finalidad recoger las operaciones ,tanto las correspondientes al ejercicio corriente,como a ejercicios cerrados,con los que se estructura esta información 

PROCESO DE CARTERA:Tiene por objeto el control detallado de las diferentes cuentas que conforman las cuentas,por cobrar y por pagar de la empresa

PROCESO DE INVENTARIOS:Controla los movimientos de entrada,fabricación y venta de productos que pasan por la empresa

REPORTES:El propósito del programa contable es la obtención automática de informes que resuman los documentos y los estados financieros de la empresa.